NAČELA RAVNANJA Z OSEBNIMI PODATKI

Upravljavec osebnih podatkov in kontaktni podatki

Ta politika velja za obdelavo (uporabo) katerihkoli osebnih podatkov, ki ga izvaja družba Galeb-Trade d.o.o. (upravljavec) ali ki se izvaja v imenu upravljavca.

Podatki o upravljavcu:

Galeb-Trade d.o.o.

Babičeva ulica 1

MŠ 5322405

Tel 01 420 20 50

info@galeb-trade.si

Katere osebne podatke obdelujemo

- Osnovni kontaktni podatki (ime, priimek, telefonska številka, e-naslov);

- Podatki o uporabi naših spletnih strani (kliki na povezave, porabljen čas) in podatki glede odziva na naša e-poštna sporočila (ali je bilo sporočilo odprto, na katere povezave ste kliknili);

- Podatki, ki jih potrebujemo za izpolnitev pogodbe in dostavo kupljenega blaga (predmet nakupa, cena, naslov za dostavo, čas dostave, način plačila, datum plačila, podatki o reklamacijah, podatki o izdanem računu ipd.).

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo na naslednjih pravnih podlagah:

- kadar je to potrebno za izpolnitev naših zakonskih obveznosti (npr. izdaja računov za kupljeno blago);

- kadar je obdelava vaših osebnih podatkov potrebna za sklenitev in izpolnitev pogodbe, ki ste jo sklenili z nami ali ker ste od nas želeli ponudbo;

- kadar ste za obdelavo svojih osebnih podatkov podali privolitev za obdelavo za posamezen namen obdelave, pri čemer imate vedno pravico, da dano privolitev prekličete (npr. za prilagojeno obveščanje o naši ponudbi, ki temelji na oblikovanju profilov);

- kadar imamo za obdelavo vaših osebnih podatkov zakonit interes (npr. ko vam pošljemo e-pošto v primeru, da ste zapustili nakupovalno košarico na naši spletni strani brez dokončanja nakupa).

Nameni obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke lahko uporabljamo za enega ali več navedenih namenov:

- komuniciranje z vami glede zagotavljanja naših storitev ter odgovarjanja na vaša povpraševanja;

- sklenitev pogodbe in izpolnitev obveznosti, ki izhajajo iz sklenjene pogodbe;

- tržno komuniciranje (pošiljanje e-pošte, navadne pošte in SMS sporočil);

- tržno komuniciranje na podlagi prilagojenih oz. individualiziranih ponudb in sporočil, na oblikovanja uporabniških profilov oziroma razvrščanja v skupine, od katerih lahko vsaka prejema tržno komunikacijo z drugačno vsebino. Pri oblikovanju profilov spremljamo tudi posameznikovo aktivnost (kot npr. čas, ki ga posameznik preživi na določeni vsebini, katere vsebine ga zanimajo in odpiranje e-poštnih sporočil) ter frekvenco in vrednost preteklih nakupov;

- za uveljavljanje kakršnihkoli pravnih zahtevkov in reševanje sporov;

- za statistične analize o prodaji našega blaga in o uporabi naših spletnih strani;

Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke in kaj se z njimi zgodi potem

Osnovne osebne podatke hranimo več čas, dokler imate status našega registriranega uporabnika na naših spletnih straneh.

Osebne podatke, ki jih obdelujemo na podlagi vaše privolitve, hranimo trajno oz. do preklica te privolitve z vaše strani.

Podatke o izdanih računih hranimo 10 let od izdaje.

Podatke, ki si potrebni za sklenitev in izpolnitev pogodbe med vami in nami, hranimo še 5 let od izpolnitve pogodbe (dobave blaga).

Po poteku roka hrambe osebne podatke učinkovito izbrišemo ali anonimiziramo, kar pomeni, da jih obdelamo na tak način, da jih nikakor ni več mogoče povezati z vami oziroma ji pripisati vam.

Prostovoljnost posredovanja podatkov in posledice neposredovanja

Posredovanje osebnih podatkov je prostovoljno. Osebnih podatkov nam niste dolžni posredovati, vendar pa v primeru, da jih ne posredujete, ne more prejeti določenih storitev oziroma z nami skleniti pogodbe. Kateri podatki so taki, da njihovo neposredovanje povzroči navedene posledice, bomo navedli vsakič, ko bomo od vas pridobivali osebne podatke.

Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov

Vaših osebnih podatkov ne posredujemo in ne omogočamo seznanitve z njimi tretjim osebam (izven naše družbe )razen tistim, ki imajo z nami sklenjeno pisno pogodbo, na podlagi katere izvajajo določena opravila v zvezi z obdelavo podatkov in so dolžni spoštovati zakonodajo glede obdelave in varstva osebnih podatkov (t.i. pogodbeni obdelovalci). Pogodbeni obdelovalci, ki jim posredujemo osebne podatke, so:

- ponudniki storitev marketinga;

- ponudniki klicnih studiev;

- ponudniki pošiljanja e-poštnih sporočil;

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru naših navodil in osebnih podatkov ne smejo obdelovati za lastne namene. Zavezani so, skupaj s svojimi zaposlenimi, k varovanju zaupnosti vaših osebnih podatkov.

Pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein).

Kakšne pravice imate v zvezi z osebnimi podatki, kako lahko prekličete privolitev za obdelavo in kakšne so posledice preklica

Glede svojih osebnih podatkov imate naslednje pravice:

- da od nas kadarkoli zahtevate:

o potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke;

o dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije: namene obdelave; vrste osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah; predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja; obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter razloge zanj kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za vas;

o eno (brezplačno) kopijo osebnih podatkov v obliki, ki jo določite sami (če je zahteva podana z elektronskim sredstvom za komunikacijo in ne zahtevate drugače, se kopija zagotovi v elektronski obliki); za dodatne kopije, ki jih zahtevate, lahko zaračunamo razumno pristojbino ob upoštevanju stroškov;

o popravek netočnih osebnih podatkov;

o omejitev obdelave, kadar:

• oporekate točnosti osebnih podatkov, in sicer za obdobje, ki nam omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;
• je obdelava nezakonita in nasprotujete izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe;
• osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene obdelave, pa jih vi potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;

o izbris vseh osebnih podatkov (pravica do pozabe), če so izpolnjene predpostavke iz člena 17 Splošne uredbe o varstvu podatkov, predvsem pa v primeru, kadar prekličete privolitev za obdelavo osebnih podatkov;

o izpis osebnih podatkov v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, s pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas mi pri tem ovirali;

o prenehanje uporabe osebnih podatkov za namene neposrednega trženja, vključno z oblikovanjem profilov;

o da za vas ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov če so izpolnjene predpostavke iz člena 22 Splošne uredbe o varstvu podatkov.

- pravico, da zoper nas vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu, če menite, da obdelava vaših osebnih podatkov krši Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Postopek uveljavljanja pravic

Svoje zahteve, ki se tičejo uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko naslovite v pisni obliki na katerikoli kontakt, ki je naveden pod Upravljavec osebnih podatkov in kontaktni podatki.

Za potrebe zanesljive identifikacije v primeru uveljavljanja pravic v zvezi z osebnimi podatki lahko od vas zahtevamo dodatne podatke, ukrepanje pa lahko zavrnemo le v primeru, da dokažemo, da vas ne moremo zanesljivo identificirati.

Na vašo zahtevo s katero uveljavljate svoje pravice v zvezi z osebnimi podatki, moramo odgovoriti brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema vaše zahteve.

Ljubljana, 23.5. 2018

Na podlagi Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju: GDPR), in Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, v nadaljevanju: ZVOP-2) izdaja direktor družbe Galeb-Trade d.o.o.

PRAVILNIK O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV

UVODNE DOLOČBE

1 člen

(Namen in pravna narava pravilnika)

S tem pravilnikom se opredeljujejo tehnični in organizacijski ukrepi, s katerimi družba Galeb-Trade d.o.o.(v nadaljnjem besedilu: družba) varuje osebne podatke.

Ukrepi iz prejšnjega odstavka se izvajajo z namenom, da:

- so osebni podatki obdelani zakonito, pošteno in na pregleden način;

- so osebni podatki zbrani za določene, izrecne in zakonite namene, in se ne obdelujejo na način, ki ni združljiv s temi nameni;

- se privzeto obdelajo samo osebni podatki, ki so potrebni za vsak poseben namen obdelave; ta obveznost velja za količino zbranih osebnih podatkov, obseg njihove obdelave, obdobje njihove hrambe in njihovo dostopnost;

- se spoštujejo in zaščitijo pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;

- se zagotovi varnost osebnih podatkov, vključno z zaščito pred nedovoljeno ali nezakonito obdelavo ter pred nenamerno izgubo, uničenjem ali poškodbo;

- lahko družba dokaže skladnost z zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

Ta pravilnik je splošni akt v smislu zakonodaje s področja delovnih razmerij in določa obveznosti, ki jih morajo delavci poznati zaradi izpolnjevanja svojih pogodbenih in drugih obveznosti.

Ta pravilnik velja tudi za osebe, ki v družbi ali za družbo opravljajo delo na podlagi pogodb, ki niso pogodbe o zaposlitvi, vključno z dijaki in študenti.

Katerakoli od oseb, navedenih v 3. ali 4. odstavku tega člena, je dolžna ob kakršnemkoli dvomu glede pomena določb tega pravilnika poiskati strokovno razlago oziroma pomoč pri direktorju družbe Roku Jakliču (v nadaljnjem besedilu: direktor).

2 člen

(Opredelitev pojmov)

V tem pravilniku imajo izrazi »osebni podatek«, »posebne vrste osebnih podatkov«, »zbirka«, »obdelava«, »posameznik«, upravljavec«, »obdelovalec«, »uporabnik«, »tretja oseba« in »privolitev posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki« enak pomen kot v GDPR.

»Nosilec podatkov« pomeni vse vrste sredstev, na katerih so zapisani ali posneti osebni podatki (listine, akti, gradiva, spisi, računalniška oprema, fotokopije, zvočno in slikovno gradivo, itd.).

»Zaposleni« pomeni osebe, ki imajo z družbo sklenjeno pogodbo o zaposlitvi, osebe, ki opravljajo delo v družbi kot dijaki ali študenti, osebe, ki opravljajo delo v družbi na podlagi pogodbe med družbo in njihovim delodajalcem, ki opravlja dejavnost zagotavljanja dela drugim delodajalcem, ter osebe, ki opravljajo delo za družbo na podlagi pogodb civilnega prava.

»Varnostni incident« pomeni kršitev varnosti, ki povzroči nenamerno ali nezakonito uničenje, izgubo, spremembo, nepooblaščeno razkritje ali dostop do osebnih podatkov, ki so poslani, shranjeni ali kako drugače obdelani.

4 člen

(Obdelava osebnih podatkov, varnost in obveščanje posameznikov)

V družbi oziroma za potrebe družbe (s pomočjo obdelovalcev Potek d.o.o., Vasco d.o.o., Datalab Tehnologije d.d.) se lahko obdelujejo le tisti osebni podatki, za katere obstaja ustrezna pravna podlaga po določbah GDPR ali druge zakonodaje. Če pravna podlaga za obdelavo ne obstaja, je potrebno osebne podatke takoj prenehati aktivno obdelovati in onemogočiti dostop do njih ter o neobstoju podlage obvestiti direktorja družbe, ki določi nadaljnje ravnanje s takimi podatki.

Osebni podatki se smejo zbirati samo za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače. Kadar namerava družba nadalje obdelovati osebne podatke za namen, ki ni namen, za katerega so bili osebni podatki zbrani, je potrebno predhodno preveriti, ali je nov namen združljiv s prvotnim in izdelati o tem pisno poročilo.

Ukrepe za zagotovitev varnosti konkretnih (zbirk) osebnih podatkov, kot so med drugim psevdonimizacija in šifriranje, omejitev roka hrambe in dostopa, omejitev obdelave, omejitev namenov ipd., ter način izvedbe določi direktor.

Posebne vrste osebnih podatkov se lahko obdelujejo le v skladu z določbami GDPR in druge zakonodaje. Pri obdelavi morajo biti ti podatki posebej označeni in zavarovani tako, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih.

O obdelavi osebnih podatkov mora biti posameznik obveščen v skladu z določbami 12., 13. in 14. člena GDPR. Za izvedbo obvestil je pristojen vsak vodja oddelka, v okviru katerega se vodi posamezna zbirka.

Vsak vodja oddelka, v okviru katerega se vodi posamezna zbirka, je dolžan (za vsako posamezno zbirko) določiti in voditi pisen seznam oseb, ki lahko zaradi narave svojega dela in/ali funkcije v družbi obdelujejo določene osebne podatke oziroma imajo dostop do zbirk (v nadaljevanju »pooblaščeni obdelovalci«). Vodje oddelkov so dolžni pisne sezname pooblaščenih obdelovalcev posredovati direktorju družbe.

Pooblaščeni obdelovalci morajo biti pred obdelavo osebnih podatkov seznanjeni z določbami GDPR ter z vsebino tega pravilnika, o čemer so dolžni podpisati posebno izjavo Klavzule GDPR.

5 člen

(Zagotavljanje in uresničevanje pravic posameznikov)

Posameznik ima pravico od družbe dobiti potrditev, ali se obdelujejo njegovi osebni podatki, in če se, pravico dobiti dostop do osebnih podatkov (vpogled) in informacije iz 1. odstavka 15. člena GDPR.

Posameznik ima pravico doseči, da družba brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne oziroma dopolni nepopolne osebne podatke v zvezi z njim.

Posameznik ima pravico doseči, da družba brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, kadar velja eden od naslednjih razlogov:

- osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;

- posameznik prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;

- posameznik obdelavi ugovarja, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi;

- osebni podatki so bili obdelani nezakonito;

- osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti zaradi izpolnitve zakonskih obveznosti;

- osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe od mladoletnega posameznika.

Posameznik ima pravico doseči, da družba omeji obdelavo, kadar velja en od naslednjih primerov:

- posameznik oporeka točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki družbi omogoča preveriti točnost osebnih podatkov;

- je obdelava nezakonita in posameznik nasprotuje izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahteva omejitev njihove uporabe;

- družba osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih posameznik potrebuje za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;

- je posameznik vložil ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi upravljavca prevladajo nad razlogi posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Posameznik ima pravico, da prejme osebne podatke ki jih je posredoval družbi, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, ne da bi ga družba pri tem ovirala, kadar:

- obdelava temelji na privolitvi in

- se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

Direktor družbe je dolžan poskrbeti za to, da so posamezniki na primeren način, ki je skladen z zahtevami GDPR, obveščeni o pravicah iz prejšnjih odstavkov tega člena. Direktor tudi poskrbi za enotno kontaktno točko, na katero se lahko obrnejo posamezniki pri uveljavljanju svojih pravic.

Za uveljavitev pravic posameznikov in za komunikacijo z njimi je zadolžen vodja oddelka, v okviru katerega se vodi zbirka, v kateri so osebni podatki posameznika. Če se osebni podatki posameznika nahajajo v več zbirkah, direktor družbe določi pristojnega vodjo oddelka.

6 člen

(Ocena učinka v zvezi z varstvom podatkov)

Vodja oddelka ali druga oseba, ki to zazna, je dolžna direktorja opozoriti na dejstvo, da bi lahko načrtovana obdelava osebnih podatkov, zlasti (toda ne izključno) z uporabo novih tehnologij, ob upoštevanju narave, obsega, okoliščin in namenov obdelave osebnih podatkov, povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov.

V tem primeru direktor odloči, ali je potrebno izvesti oceno učinka predvidenih dejanj obdelave na varstvo osebnih podatkov. Za samo izvedbo ocene učinka je odgovoren vodja oddelka, ali druga od direktorja pooblaščena oseba – Jamšek Maja. Vsi zaposleni, ki lahko dajo na razpolago potrebne podatke in ocene, so dolžni sodelovati.

Ocena učinka se izvede v pisni obliki in obsega vsaj:

- sistematičen opis predvidenih dejanj obdelave in namenov obdelave, kadar je ustrezno pa tudi zakonitih interesov, za katere si prizadeva družba;

- oceno potrebnosti in sorazmernosti dejanj obdelave glede na njihov namen;

- oceno tveganj za pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki;

- ukrepe za obravnavanje tveganj, vključno z zaščitnimi ukrepi, varnostne ukrepe ter mehanizme za zagotavljanje varstva osebnih podatkov in za dokazovanje skladnosti z GDPR, ob upoštevanju pravic in zakonitih interesov posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter drugih oseb, ki jih to zadeva.

Če vodja oddelka ali druga oseba, ki je izdelala oceno učinka, ugotovi, da bi predvidena obdelava povzročila veliko tveganje, če družba ne bi sprejela ukrepov za ublažitev tveganja, je dolžan o tem obvestiti direktorjadružbe, da presodi, ali je potrebno posvetovanje z nadzornim organom.

UKREPI ZA VAROVANJE OSEBNIH PODATKOV

7 člen

(Varovanje prostorov in nosilcev podatkov)

Prostori, v katerih se nahajajo nosilci podatkov in strojna ter programska oprema (v nadaljnjem besedilu: varovani prostori), so varovani z organizacijskimi ter tehničnimi ukrepi, ki onemogočajo nepooblaščenim osebam dostop do podatkov.

Dostop v varovane prostore je mogoč in dopusten le v delovnem času, izven delovnega časa pa samo na podlagi dovoljenja direktorja. V primeru, da posamezni zaposleni redno opravljajo delo tudi izven delovnega časa, v obliki nadur ali na drug način, lahko ti dostopajo v varovane prostore brez posebnega dovoljenja tudi izven rednega delovnega časa.

Varovani prostori ne smejo ostajati nenadzorovani oziroma jih je treba zaklepati ob odsotnosti zaposlenih, ki jih nadzorujejo.

V varovane prostore ne smejo brez spremstva ali prisotnosti zaposlenega, ki te prostore nadzoruje, vstopati osebe, ki niso zaposlene v družbi. Zaposleni, ki dela v varovanih prostorih, mora vestno in skrbno nadzorovati prostor in ga ob zapustitvi zakleniti.

Vzdrževalci, čistilci, varnostniki, serviserji, obiskovalci, poslovni partnerji se smejo zadrževati v varovanih prostorih samo z vednostjo zaposlenih. Izven delovnega časa se lahko delavci, kot so čistilci ali varnostniki, če je to nujno potrebno, gibljejo samo v tistih varovanih prostorih, kjer je onemogočen vpogled v osebne podatke (nosilci podatkov so shranjeni v zaklenjenih omarah in pisalnih mizah, računalniki in druga strojna oprema so izklopljeni ali kako drugače fizično ali programsko zaklenjeni).

Nosilci osebnih podatkov, hranjeni izven aktivnih delovnih prostorov oz. izven varovanih prostorov (hodniki, skupni prostori ipd.), morajo biti stalno zaklenjeni, razen kadar so neposredno v uporabi.

Posebnih vrst osebnih podatkov v nobenem primeru ni dovoljeno hraniti izven varovanih prostorov.

Zaposleni, ki pri svojem delu uporablja osebne podatke ali jih kakorkoli obdeluje, ne sme med delovnim časom nenadzorovano puščati nosilcev osebnih podatkov na pisalni mizi ali jih kako drugače izpostavljati nevarnosti, da bi nepooblaščene osebe dobile vpogled v osebne podatke.

Ključe, kartice, gesla in ostala sredstva, ki omogočajo dostop do varovanih prostorov, je treba varovati, upravljati in hraniti vestno in skrbno. Vsako izgubo ali odtujitev ali sum o zlorabi, mora zaposleni takoj sporočiti direktorju, ki morata sprejeti ustrezne ukrepe.

Vzdrževanje in popravilo strojne računalniške in druge opreme, s katero se obdelujejo osebni podatki, je dovoljeno samo z vednostjo in odobritvijo vodje oddelka, ki obdeluje te podatke, ali direktorja, izvajajo pa ga lahko samo pooblaščeni servisi, ki imajo z družbo sklenjeno pogodbo o servisiranju te opreme, ki vključuje ustrezne določbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov.

8 člen

(Obdelava osebnih podatkov)

Obdelava osebnih podatkov je dovoljena le v prostorih družbe. Izjemoma je v primerih kadar delavec dela na domu ali ob uporabi tehnologije dostopa na daljavo dovoljena obdelava osebnih podatkov izven družbe, pri tem pa morajo biti zagotovljeni vsi potrebni ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov.

Direktor ali vodja oddelka dovoli iznos nosilcev osebnih podatkov iz družbe, pri čemer je potrebno zabeležiti razlog za iznos nosilcev iz družbe. Za več iznosov oziroma za ponavljajoče iznašanje se lahko da eno dovoljenje.

Posredovanje osebnih podatkov uporabnikom dovoli direktor družbe. Posredovanje osebnih podatkov iz prejšnjega odstavka tega člena se ustrezno evidentirapri poslovni sekretarki

VAROVANJE PROGRAMSKE OPREME ZA OBDELAVO OSEBNIH PODATKOV

9 člen

(Splošno)

Dostop do programske opreme, s katero ali s pomočjo katere se obdelujejo osebni podatki, mora biti varovan na način, ki dovoljuje dostop samo za to vnaprej določenim zaposlenim in osebam, ki za družbo po pogodbi opravljajo servisiranje ali vzdrževanje strojne ali programske opreme, pri čemer si zaposleni med seboj ali s tretjimi osebami ne smejo izmenjevati ali razkrivati podatkov za dostop (ne glede na nivo pravic, ki jim je dodeljen).

Za dodeljevanje dostopa do programske opreme za zaposlene in vodenje evidence o tem je pristojen vodja oddelka ali direktor.

Popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje (posodabljanje) programske opreme oziroma sestava navodil v zvezi s tem so v pristojnosti direktorja.

Zaposleni ne smejo brez odobritve direktorja na strojno opremo in druge naprave, ki so v lasti ali uporabi družbe, namestiti nobene programske opreme.

Popravljanje, spreminjanje in dopolnjevanje (posodabljanje) programske opreme s strani zunanjih izvajalcev je dovoljeno samo na podlagi odobritve direktorja, izvajajo pa ga lahko samo pooblaščeni servisi in organizacije in posamezniki, ki imajo z družbo sklenjeno pogodbo, ki vključuje ustrezne določbe o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov.

Vse spremembe in dopolnitve programske opreme, je potrebno dokumentirati na način, ki omogoča sledljivost sprememb ali dopolnitev.

Zaposleni, ki v okviru svojih delovnih nalog ustvari ali dovoli ustvariti kopijo (baze) osebnih podatkov za namene servisiranja, popravila, spreminjanja ali dopolnjevanja programske opreme ali za nudenje podpore, je dolžan poskrbeti, da se, ko preneha potreba, kopija učinkovito uniči ali izbriše.

Direktor družbe podrobneje določi oziroma predpiše izdelavo kopij (baz) osebnih podatkov, tako da je mogoča restavracija osebnih podatkov v primeru neželenega izbrisa, spremembe ali uničenja osebnih podatkov ali nosilca, na katerem se nahajajo osebni podatki.

10 člen

(Omejevanje in nadzor dostopa do osebnih podatkov)

Dostop do osebnih podatkov preko programske opreme mora biti varovan z enotnim in centraliziranim sistemom gesel ali drugih varnih sredstev za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov.

Za določitev režima sistema oziroma načina dodeljevanja, hranjenja in spreminjanja gesel je pristojen direktor družbe.

11 člen

(Hramba podatkov izven baz)

Osebni podatki se lahko zgolj izjemoma, kadar je to glede na naravo dela nujno potrebno, shranjujejo in obdelujejo lokalno (na lokalnih računalnikih in drugih podobnih napravah). Po prenehanju potrebe po takem shranjevanju in obdelavi osebnih podatkov, se morajo osebni podatki prenesti v centralizirane baze podatkov ali pa se trajno izbrisati.

Morebitne kopije vsebin zbirk osebnih podatkov na lokalnih nosilcih (zunanji diski, USB-ključi in drugo) se hranijo v zaklenjenih omarah.

POGODBENA OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV

12 člen

(Splošno)

Z vsako zunanjo pravno ali fizično osebo, ki opravlja posamezna opravila v zvezi z zbiranjem, obdelovanjem, shranjevanjem ali posredovanjem osebnih podatkov (obdelovalec), se sklene pisna pogodba, predvidena v 28. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. V takšni pogodbi morajo biti obvezno predpisani tudi pogoji in ukrepi za zagotovitev varstva osebnih podatkov in njihovega zavarovanja. Pred sklenitvijo pogodbe z obdelovalcem je odgovorna oseba (praviloma vodja oddelka) dolžna od njega pridobiti podatke, ki omogočajo preveritev, ali obdelovalec izpolnjuje zahteve zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov; to vključuje tudi razkritje vseh podpogodbenih obdelovalcev, vključno z njihovimi nazivi in sedeži.

Že zgolj možnost dostopa do podatkov, četudi na izrecno zahtevo družbe (npr. v okviru servisnega posega na strojni opremi ipd.), se šteje za pogodbeno obdelavo v smislu 1. odstavka tega člena.

Obdelovalci smejo opravljati storitve obdelave osebnih podatkov samo v okviru naročnikovih pooblastil in podatkov ne smejo obdelovati ali drugače uporabljati za noben drug namen, k čemur se jih zaveže s pogodbo.

Obdelovalec mora imeti vsaj enako strog način varovanja osebnih podatkov, kakor ga predvideva ta pravilnik.

Poleg drugih zahtev si mora družba v pogodbah z obdelovalci zagotoviti pravico, da najmanj enkrat letno pri pogodbenem obdelovalcu izvede pregled ali revizijo na področju varstva osebnih podatkov. Pregled ali revizijo je potrebno izvesti ob vsakem sumu ali indicu, da obdelovalec krši sklenjeno pogodbo ali da ne zagotavlja zadostne ravni varstva osebnih podatkov. Revizija se izvede na stroške družbe, pri čemer obdelovalec morebitnega angažmaja svojih ljudi in/ali podpogodbenih obdelovalcev družbi ne sme zaračunati.

BRISANJE, UNIČENJE IN ANONIMIZACIJA PODATKOV

13 člen

(Splošno)

Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, kolikor je rok hrambe, razviden iz evidence dejavnosti obdelave, če tega roka ni, pa toliko časa, kolikor določa zakon ali dokler traja pogodba s posameznikom, čigar podatki se obdelujejo, in še 5 let po njenem prenehanju, ali za čas, za katerega je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov ali dokler ni dosežen namen obdelave. Rok hrambe za konkretne (baze) osebnih podatkov določi direktor družbe.

Po preteku roka hrambe se osebni podatki učinkovito izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo, razen če zakon ali drug akt določa drugače. Uničenje, izbris ali anonimizacijo osebnih podatkov odredi vodja oddelka. O uničenju, izbrisu ali anonimizaciji osebnih podatkov se napravi zapisnik, ki ne sme vsebovati osebnih podatkov posameznikov, katerih podatki so se izbrisali, uničili ali anonimizirali.

Za brisanje podatkov z računalnikov, strežnikov in podobnih naprav se uporabi takšna metoda brisanja, da je nemogoča rekonstrukcija brisanih podatkov.

Podatki na fizičnih nosilcih, ki jih ni mogoče izbrisati, se uničijo na način, ki zagotovi, da postane osebni podatek nerazpoznaven in neobnovljiv. Točen način uničenja za posamezne tipe osebnih podatkov ali nosilcev določi direktor družbe.

Prepovedano je odmetavati nosilce podatkov na način, ki omogoča obnovitev ali razpoznavnost osebnih podatkov (npr. v koš za smeti).

UKREPANJE OB VARNOSTNIH INCIDENTIH V ZVEZI Z OSEBNIMI PODATKI

14 člen

(Splošno)

Zaposleni so dolžni izvajati ukrepe za preprečevanje zlorabe osebnih podatkov in morajo z osebnimi podatki, s katerimi se seznanijo pri svojem delu, ravnati vestno in skrbno na način in po postopkih, ki jih določa ta pravilnik.

Zaposleni so dolžni o aktivnostih, ki so povezane z odkrivanjem ali nepooblaščenim uničenjem osebnih podatkov, zlonamerni ali nepooblaščeni uporabi, prilaščanju, spreminjanju ali poškodovanju osebnih podatkov takoj obvestiti vodjo svojega oddelka ali direktorja družbe, sami pa morajo poskusiti z zakonitimi ukrepi takšno aktivnost preprečiti.

Direktor družbe mora ob vsakem sumu kršitve varstva osebnih podatkov takšno kršitev sporočiti Informacijskemu pooblaščencu v 72 urah. Kadar je verjetno, da kršitev varstva osebnih podatkov povzroči veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, mora direktor družbe poskrbeti za to, da so prizadeti posamezniki brez nepotrebnega odlašanja obveščeni o tem, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov.

15 člen

(Interni ukrepi)

Direktor družbe je dolžan poskrbeti za to, da se po varnostnem incidentu opravi analiza vzrokov in predlog ukrepov, ki naj zmanjšajo ali izničijo tveganje za take in bodoče varnostne incidente, ter da se, če je to smiselno in mogoče, predlagani ukrepi tudi izvedejo.

Če se izkaže, da je varnostni incident povzročil ali bil pri njem udeležen zaposleni ali je do varnostnega incidenta prišlo zaradi malomarnosti s strani zaposlenega, direktor družbe, ne glede na ostale določbe tega pravilnika, sprejme ustrezne delovnopravne ukrepe zoper zaposlenega.

ODGOVORNOST ZA IZVAJANJE UKREPOV ZAVAROVANJA OSEBNIH PODATKOV

16 člen

(Splošno)

Za nadzor nad izvajanjem postopkov in ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov je odgovoren direktor družbe, ki lahko za posamezne naloge pooblasti druge osebe, ki niso zaposlene pri družbi.

Nadzor iz 1. odstavka tega člena vključuje tudi postopke rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti obdelave. Pri tem so dolžni sodelovati vsi zaposleni in druge osebe v družbi.

Vsak, ki obdeluje osebne podatke, je dolžan izvajati predpisane postopke in ukrepe za zavarovanje podatkov in varovati podatke, s katerimi je bil seznanjen pri opravljanju svojega dela. Obveza varovanja podatkov ne preneha s prenehanjem delovnega razmerja.

Pred nastopom dela na delovnem mestu, kjer se obdelujejo osebni podatki, mora zaposleni podpisati posebno izjavo, ki ga zavezuje k varovanju osebnih podatkov. Izjava je lahko tudi del pogodbe o zaposlitvi.

Iz podpisane izjave mora biti razvidno, da je podpisnik seznanjen z določbami tega pravilnika ter določbami GDPR, izjava pa mora vsebovati tudi pouk o posledicah kršitve.

KONČNE DOLOČBE

17 člen

(Datum uveljavitve)

Ta pravilnik velja in se uporablja od 25.5.2018 naprej.

18 člen

(Objava, dostopnost)

Ta pravilnik se nahaja na vsakem računalniku, vsem zaposlenim pa je na vpogled tudi pri poslovni sekretarki.

Pripravil: Rok Jaklič

Zadnja sprememba: 25.5.2018